PENGANTAR KEARSIPAN 2

Sarjana Perpustakaan
8 Agu, 2016
                                

Rangkuman Pengantar Kearsipan


Metode Pemberkasan

Di dalam kegiatan manajemen rekod, rekod yang diterima atau dibuat akan disimpan untuk berbagai keperluan. Penyimpanan rekod ini menggunakan sistem pemberkasan tertentu agar rekod mudah ditemu balik. Pemberkasan rekod merupakan salah satu kegiatan utama dalam manajemen rekod.

Sistem pemberkasan pada dasarnya dibagi menurut sistem abjad, numerik, kronologis, dan warna. Sistem pemberkasan menurut abjad dapat dikembangkan lagi menjadi sistem abjad nama orang dan badan korporasi, abjad tempat atau geografi dan abjad subjek. Pemberkasan menurut abjad nama menggunakan pendekatan nama keluarga dalam arti nama keluarga yang menjadi titik akses. Di Indonesia tidak semuanya menggunakan nama keluarga, maka nama akhir diperlakukan sebagai nama keluarga.

Pemberkasan geografis terbagi atas dua pendekatan, yaitu pendekatan langsung dan tidak langsung. Pada pemberkasan langsung, berkas nama tempat langsung dijajarkan menurut abjad. Hal tersebut berbeda dengan pemberkasan tidak langsung, di sini mula-mula disusun menurut nama provinsi baru menyusul abjad nama tempat.

Pemberkasan menurut abjad subjek menggunakan tajuk subjek Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris, tergantung pada masing-masing badan korporasi. Dalam hal ini, yang penting manajer rekod konsisten dalam penyusunan tajuk subjek untuk memudahkan pengawasan kosa kata serta temu balik berkas yang diperlukan.

Pemberkasan menurut numerik artinya pemberkasan dengan menggunakan angka. Pemberkasan ini dapat diperinci lagi menurut susunan: 
  1. Berurut, atau disebut pula “serial”, beberapa penulis menyebutnya sebagai sistem numerik langsung, karena langsung diatur menurut nomor urut,  
  2. Duplex, yang dibagi lagi menjadi middle-digit-system dan terminal-digit-system. Pada sistem middle-digit yang menjadi unit premier ialah bilangan di tengah. Sebagai contoh, berkas nomor 672814, maka nomor tersebut dibagi 3 sehingga menjadi 67 28 14. Yang menjadi unit primer ialah 28, sedangkan unit sekunder ialah 67, dan unit tersier adalah 14. Pada sistem terminal-digit yang menjadi unit primer adalah bilangan terakhir, berkas nomor 672814 dipecah menjadi 67 28 14, maka yang menjadi unit primer ialah 14, unit sekunder adalah 28, sedangkan unit tersier adalah 67.

Pemberkasan menurut sistem kronologi merupakan pemberkasan menurut urutan tanggal atau tahun penerimaan atau pembuatan. Sistem ini banyak digunakan di perusahaan kecil, misalnya di restoran yang menggunakan alat berupa paku untuk tempat bon masuk dan keluar ditancapkan.
 Pemberkasan menurut warna hanya dapat digunakan untuk berkas yang terbatas karena kesulitan menentukan warna yang cocok untuk masing-masing topic serta ketersediaan warna yang ada di pasaran.


Klasifikasi Rekod


Secara sederhana klasifikasi merupakan proses yang mengkategorikan atau mengelompokkan sesuatu  dalam susunan tertentu, tujuannya adalah untuk mempermudah dalam melakukan proses menemukan kembali atau mempermudah proses penggunaan. Dalam konteks manajemen rekod klasifikasi didefinisikan sebagai proses menggawai dan menerapkan skema berdasarkan aktivitas instansi atau perusahaan yang menghasilkan rekod, rekod kemudian dikategorikan dalam cara yang sistematis  dan konsisten untuk memudahkan penerimaan, temu balik, pemeliharaan, dan pemusnahannya. Klasifikasi meliputi kebiasaan pemberian nama dokumen atau berkas, ijin pemakai dan pembatasan keamanan terhadap rekod. Definisi klasifikasi tersebut memandang aktivitas/fungsi sebagai kriteria primer dalam menata dokumen untuk temu balik; tidak berkaitan dengan totalitas yang dicipta atau diterima oleh instansi atau perusahaan melainkan berhubungan dengan rekod yang memiliki nilai bukti atau dapat digunakan sebagai alat bukti.

Ancangan fungsional mengupayakan pada instansi atau perusahaan yang besar, semua rekod yang memiliki nilai pembuktian tetap dipelihara dalam tata susunan yang secara konsisten mencerminkan aktivitas yang mengarah pada pembuatan rekod. Klasifikasi memungkinkan pengaitan antara rekod yang berakumulasi untuk menyediakan aktivitas rekod yang berkesinambungan. Sistem tersebut memungkinkan penandaan rekod yang perlu diberi prioritas tinggi dalam sistem penataan rekod.

Manajer rekod dapat mengambil konsep desimal  (DDC) dari Ilmu Perpustaan yang disesuaikan untuk kepentingan manajemen rekod. Misalnya, dari 10 kelas utama dapat disusun bagan klasifikasi sebagai berikut:

000  Umum
100  Personalia
200  Keuangan
300  Produksi
400  Pemasaran
500  Penelitian dan pengembangan

Lalu dari kelas 100 manajer dapat mengembangkannya menjadi:
110  Perekrutan
120  Pendidikan dan pelatihan
130  Cuti
140  Pensiun

Manajer rekod dapat menggunakan simbol berupa angka (numerik) atau abjad (huruf) atau campuran antara angka dan huruf. 
Contoh notasi campuran:
A    Personalia
10  Pendidikan
11  Pelatihan
Berkas pelatihan akan memperoleh notasi A 11.

Manajemen Rekod Kertas dan Elektronik


Kegiatan manajemen rekod selama berabad-abad didominasi dengan rekod kertas. Sekitar 1950-an mulai muncul microfilm yang digunakan di kantor untuk menyimpan rekod kertas. Dengan berkembangnya teknologi informasi dengan dua komponen utama, yaitu komputer dan telekomunikasi, maka muncul rekod elektronik. Keberadaan rekod elektronik mendorong manajer rekod melakukan pendekatan yang berbeda dengan rekod kertas.

Rekod terbagi menjadi rekod aktif dan inaktif. Aktif artinya masih sering digunakan untuk kegiatan sehari-hari atau paling sedikit 10 kali setahun, sedang rekod inaktif merupakan rekod yang tidak lagi dipergunakan dalam keperluan sehari-hari atau digunakan kurang dari 10 kali setahun.

Secara umum komponen rekod yang disimpan atau dimusnahkan dapat diprosentasikan sebagai berikut:
  • 10% rekod dipertahankan karena memiliki nilai jangka panjang.
  • 25% rekod sebuah instansi atau perusahaan disimpan pada berkan arsip aktif
  • 30% rekod disimpan pada berkas arsip inaktif
  • 35% rekod sebuah instansi atau perusahaan tidak berguna dan dapat dimusnahkan.

Rekod inaktif disimpan di pusat rekod. Dalam menyimpan rekod inaktif  ini dikenal tiga pendekatan, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan kombinasi. Pada pendekatan sentralisasi semua rekod dipusatkan di sebuah tempat, sementara sistem desentralisasi menganut paham penyimpanan rekod dilakukan di masing-masing bagian, gabungan antara sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi menghasilkan sistem kombinasi. Untuk menentukan salah satu pendekatan sistem penyimpanan tersebut, harus dipertimbangkan faktor-faktor: bentuk organisasi, badan, perusahaan apakah memiliki kantor pusat dan cabang, apakah letaknya berjauhan, apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyampaian dokumen yang dapat diandalkan, ketersediaan tenaga pengelola rekod dan permintaan rekod dari pemakai sertaaa sistem yang paling bagus mmemenuhi kebutuhan instansi atau perusahaan, subunit dan personelnya.  Masing-masing memiliki keuntungan dan kerugian.

Membahas rekod elektronik tidak terlepas dari dokumen elektronik, sedangkan keberadaan dokumen elektronik tidak terlepas dari teknologi informasi. Teknologi informasi adalah teknologi untuk mengolah, menyimpan, temu balik, menyebarkan dan mendayagunakan informasi numerik, tekstual, audio dan citra dengan bantuan mikroelektronik.

Manajer arsiparis dinamis dapat menggunakan teknologi informasi, terutama komputer dan telekomunikasi untuk membantu administrasi arsip. Penggunaan komputer untuk tugas manajemen rekod dibagi menjadi empat kategori, yaitu tugas administrasi umum, kontrol fisik dan intelektual atas rekod, informasi manajemen, dan temu balik. Komputer menghasilkan dokumen yang tersimpan dalam bentuk digital. Dokumen tersebut apabila digunakan untuk kegiatan sehari-hari merupakan rekod elektronik. Rekod elektronik ini semakin mudah dengan berkembangnya internet, yaitu jaringan dari jaringan komputer seluruh dunia. Internet yang didisain untuk keperluan intern sebuah instansi atau lembaga disebut intranet.

Penggunaan internet dan intranet bagi instansi atau perusahaaan memberi kesempatan dan tantangan bagi manajer rekod dalam pekerjaannya. Manajer rekod dapat bekerjasama dengan professional yang relevan (teknologi informasi, perpustakaan, pemasaran, produk, dan lain-lain) untuk mengembangkan panduan dan peraturan bagaimana informasi didistribusikan pada internet dan atau intranet. Hal tersebut, antara lain mengenai: penggunaan e-mail, penyajian dokumen, electronic data interchange (EDI).

Pengamanan Rekod dan Pencegahan Bencana


Salah satu fungsi rekod ialah menyediakan informasi bagi pemakai. Untuk ketersediaan tersebut harus dipenuhi berbagai syarat , antara lain sistem simpan dan temu balik yang cepat, tepat, dan murah serta terjamin keamanannya.

Pengamanan rekod tidak saja dilakukan terhadap fisik rekod itu sendiri, melainkan juga terhadap isi rekod. Pengamanan isi rekod memberikan perlindungan terhadap perusakan yang disengaja, penyebarluasan isi, modifikasi isi, dan pengingkaran kerahasiaan yang telah disepakati sebelumnya. Perlu dipahami konsep privasi (privacy) dam hak informasi. Privasi adalah data tentang seeseorang yang boleh dan tidak boleh disebarluaskan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan. Jenis kelamin, tinggi badan, berat badan merupakan data yang boleh diketahui umum, namun data tentang penyakit, kehidupan seks, keuangan, misalnya merupakan data yang tidak boleh diketahui oleh umum. Itu semua perlu dilindungi demi integritas dan kerahasiaan seseorang. Hak informasi artinya hak seseorang untuk mengetahui informasi yang disimpan di kantor pemerintah. Akses informasi ini ada batasnya, yaitu selama informasi yang diminta seseorang tidak membahayakan keamanan negara. Jadi tidak setiap orang boleh meminta keterangan mengenai jumlah pasukan, sumber tambang, dan sebagainya.

Untuk mengelola pusat sumber rekod sebaiknya ditunjuk satu orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan sesuai dengan petunjuk instansi dan/atau perusahaan. Petunjuk tersebut harus tertulis, disebarkan dan dilaksanakan. Semua karyawan pada semua tingkat manajemen harus diberitahu tentang prosedur manajemen yang harus diikuti manakala mereka meminta dokumen kertas atau apabila mereka memberikan informasi dari dokumen kerta kepada orang lain. Pengendalian akses ke berkas elektronik dilakukan berdasarkan sandi, kata sandi maupun kunci. 
Pengendalian tersebut mencakup: 
  1. Pengamanan media tak tergerakkan (nonremovable), misalnya: hard disk, komputer pribadi, mainframe, dan 
  2. Pengamanan media tergerakkan (removable), misalnya: disket, cakram optic.

Salah satu tanggung jawab manajer rekod ialah menjaga rekod terhadap kerusakan dan pemusnahan serta mencoba mengatasi rekod yang terkena bencana. Untuk itu manajer harus membuat rencana yang menjelaskan tindakan pencegahan atau meminimumkan akibat bencana potensial, tindakan yang perlu diambil apabila benar-benar terjadi bencana dan tindakan untuk merawat rekod setelah terjadi bencana.

Menurut Liga Palang Merah Internasional, bencana adalah situasi bencana (catastrophic situation) yang menyebabkan pola hidup sehari-hari tiba-tiba terganggu dan masyarakat  terbenam dalam ketidakberdayaan dan menderita, sebagai akibatnya memerlukan perlindungan, pakaian, pemukiman, pengobatan medis, dan keperluan hidup lainnya. Definisi tersebut dapat disederhanakan menjadi sebuah peristiwa, waktunya tidak dapat ditentukan dan mengakibatkan gangguan yang serius. Oleh karena itu, bencana mengakibatkan rekod tidak dapat diakses dan digunakan.

Sebab bencana dapat dibagi menjadi dua, ialah bencana alam dan bencana akibat ulah manusia. Semua rekod rentan pada gangguan alam dan manusia. Gangguan tersebut berupa kebakaran, gempa bumi, badai, hujan, air, jamur, lumut, serangga, tikus, dan debu. Seringkali rekod kertas diabaikan dalam rencana pencegahan bencana karena banyak instansi atau perusahaan telah memindahkan data mereka ke komputer dan pita cakram (disk) atau cakram makas (hard disk). Pusat komputer biasanya memiliki perlindungan cukup termasuk cadangan (backup) di luar instansi atau perusahaan dengan sistem perlindungan yang canggih. Namun rekod yang disimpan dalam komputer bukanlah dokumen resmi instansi atau perusahaan, karena dokumen elektronik yang disimpan dalam komputer belum diakui sebagai dokumen resmi. Dokumen asli diperlukan untuk kelangsungan hidup instansi atau perusahaan, oleh karenanya manakala ada bencana maka rekod kertas harus dilindungi.

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih metode penyelamatan tergantung pada jenis dan besar kecilnya kerusakan, jenis media rekod, ketersediaan sumber, dan bantuan teknis serta pengetahuan manajer rekod. Metode penyelamatan pada rekod tergantung pada penyebab kerusakan masing-masing walaupun kerusakan terbesar karena air. Beberapa proses penyelamatan rekod antara lain dengan cara: vacuum freeze drying, vacuum drying, pembekuan (freezing), den pengeringan bantuan udara.

Manajemen Rekod Inaktif


Rekod yang tidak digunakan lagi untuk keperluan sehari-hari oleh instansi, perusahaan, serta perorangan akan berubah statusnya dari rekod aktif menjadi rekod inaktif. Rekod inaktif harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang. Di antara rekod aktif dengan rekod in aktif dengan rekod aktif terdapat rekod semiaktif, contohnya rekod dari tahun lalu yang masih diperlukan sebagai rekod rujukan untuk keperluan tahun berjalan. Penyimpanan rekod semiaktif tergantung pada pola kebutuhan instansi atau perusahaan, dapat disimpan di rekod aktif dalam simpanan perantara atau disimpan pada rekod inaktif. Ada yang menyebut rekod semiaktif sebagai rekod dorman, mirip biji tumbuh-tumbuhan yang tidak tampak, namun tiba-tiba tumbuh.

Dilihat dari segi manajemen rekod dan pemakai, dalam menentukan cara yang paling cocok untuk menyimpan rekod inaktif, perlu pertimbangan  hal-hal berikut:

  1. Pengembangan Jadwal Pemusnahan
Jadwal pemusnahan dimuat dalam jadwal retensi rekod, keberadaan jadwal untuk menjamin bahwa rekod tetap dipertahankan dalam jangka yang sesuai dengan nilainya, juga digunakan untuk memungkinkan transfer rekod dari kantor yang maha lsewanya ke penyimpanan sekunder.

        2. Keputusan Menyangkut Media Penyimpanan

Manajer rekod harus mengambil keputusan apakah rekod inaktif akan tetap disimpan dalam format kertas ataukah format magnetik ataukanh format optik. Perubahan bentuk rekod, misalnya dari kertas diubah menjadi bentuk elektronik disebut migrasi. Walaupun terdapat kemajuan dalam bidang teknologi microfilm dan penyimpanan komputer, masih banyak instansi atau perusahaan yang menyimpan rekodnya dalam format kertas karena merupakan bentuk penyimpanan yang paling murah.

        3. Keputusan Menyangkut Fasilitas Penyimpanan

Keputusan ini menyangkut jenis fasilitas yang paling sesuai bagi sebuah instansi atau perusahaan, bagaimana merencanakan pembiayaan fasilitas ing-griya (in-house) serta metode pemusnahan yang paling sesuai.

Pemilihan Fasilitas Penyimpanan

Rekod inaktif disimpan di sebuah tempat yang dikenal sebagai records centre (pusat rekod). Pilihan tempat penyimpanan rekod inaktif  adalah sebagai berikut:
  1. Menggunakan ruang yang tidak cocok untuk keperluan kantor namun memenuhi persyaratan fisik dan lingkungan untuk menyimpan rekod inaktif. Cocok untuk instansi atau perusahaan yang memiliki rekod inaktif dalam volume kecil. Ruang yang tersedia dapat juga digunakan untuk menyimpan  rekod semiaktif, yang jarang diakses, namun tetap diperlukan untuk keperluan rujukan segera.
  2. Mendirikan ruang gudang untuk menyimpan rekod, lokasinya mungkin jauh dari pusat instansi atau perusahaan, namun menghemat karena harga tanah atau sewanya lebih rendah daripada harga tanah kantor pusat instansi atau perusahaan.
  3. Menggunakan jasa commercial records centre atau pusat rekod komersial yang sepenuhnya dikelola oleh swasta. Jenisnya bervariasi, dari penyediaan jasa yang sangat sederhana hingga yang komplit sesuai spesifikasi yang dikehendaki pemakai.

 Prinsip Dasar Kearsipan


Pusat rekod yang menyimpan rekod inaktif secara berkala memeriksa rekod inaktif yang disimpan di pusat tersebut. Dalam pemeriksaan berkala itu apabila ada rekod yang sudah jatuh waktu, maka rekod diperiksa berdasarkan jadwal retensi rekod. Pada jadwal tersebut tercantum dua pilihan, yaitu dimusnahkan atau disimpan permanen. Apabila disimpan permanen maka rekod akan dipindahkan ke depo arsip dan selanjutnya sebutan rekod berubah menjadi arsip, karena depo arsip hanya menyimpan arsip belaka. Di depo arsip tersebut, rekod yang dikirim akan diolah. Dalam pengolahan rekod menjadi arsip, depo arsip mengenal prinsip pengolahan yaitu, prinsip provenans, susunan asli atau original order, aras kontrol atau level of control, dan deskripsi kolektif. Keempat prinsip itu digunakan oleh depo arsip untuk menata arsip yang diterima depo arsip sehingga arsip tertata. Arsip yang tertata itulah yang membedakan antara depo arsip dengan tumpukan kertas.

Provenans merupakan prinsip kearsipan modern. Provenans berarti arsip dari pencipta rekod tertentu tidak dapat dicampurkan dengan arsip yang diciptakan oleh pencipta lain. Jadi arsip bagian keuangan Kementerian A tidak dapat dicampurkan dengan arsip keungan Kementerian B walaupun kedua-duanya menyangkut keuangan.

Susunan asli atau original order artinya susunan arsip dan rekod tetap dipertahankan sesuai susunan tatkala rekod diciptakan, diberkaskan, dan digunakan semasa masih aktif. Prinsip original order mensyaratkan bahwa original order tetap dipertahankan atau direkonstruksi, terkecuali setelah dilakukan kajian mendalam, original order merupakan akumulasi yang kacau sehingga tidak memungkinkan temu balik rekod.

Aras kontrol atau level of control, merupakan kontrol rekod dimulai dari kumpulan rekod yang terbesar menuju yang terkecil sesuai dengan ketentuan administratif atau struktur lainnya. Inti aras kontrol ialah sebagian besar pekerjaan arsip modern mencakup pengelompokan secara progresif (pengelompokan yang semakin lama semakin besar) serta mendeskripsikan himpunan rekod berdasarkan sebuah continuum (memulai dari yang paling besar atau paling umum ke yang paling kecil atau spesifik). Jadi, rekod sebuah badan korporasi dapat dibagi-bagi lagi secara fisik maupun intelektual, hasilnya ialah deskripsi berdasarkan bagian, aktivitas atau fungsi; berkas dalam masing-masing seri; dan dokumen dalam masing-masing berkas. Setiap ’penghalusan’ atau pembagian menjadi lebih kecil ini dipandang sebagai aras kontrol yang berlainan.

Deskripsi adalah proses merekam informasi yang dibakukan menyangkut susunan, isi, dan format arsip sehingga pemakai yang membaca deskripsi tersebut dapat menentukan apakah arsip tersebut relevan atau tidak relevan dengan kebutuhannya. Prinsip deskripsi kolektif memperlakukan rekod yang diterima oleh depo arsip sebagai himpunan, bukan sebagai unit tunggal, melainkan diperlakukan secara kolektif. Deskripsi kolektif  juga berhubungan dengan aras kontrol. Deskripsi mulai dengan rekod satuan unit terbesar dan selanjutnya menuju ke subdivisi yang lebih kecil. Arsiparis akan mendeskripsikan secara kolektif setiap pengelompokan rekod yang lebih besar. Setiap pengelompokan memiliki karakteristik tertentu. Dengan mendeskripsikan karakteristik untuk satuan rekod yang dimulai dari atas/paling besar, deskripsi kolektif akan menghindari pengulangan deskripsi bagi masing-masing himpunan rekod.
Provenan, susunan asli, aras kontrol, dan deskripsi kolektif membentuk sebuah sistem pengaturan arsip yang koheren, artinya masing-masing saling berhubungan.


Penerimaan, Penataan, dan Deskripsi Arsip


Penerimaan

Rekod inaktif yang diperkirakan dan dinilai layak disimpan permanen akan ditransfer dari pusat rekod ke depo arsip. Transfer ini merupakan awal kegiatan penerimaan (accession). Kegiatan penerimaan meliputi langkah-langkah yang diambil oleh depo arsip untuk memperoleh kontrol fisik, administratif, legal dan intelektual atas materi arsip yang baru diperoleh. Namun, kegiatan yang mendasar ialah transfer pengawasan dari badan korporasi atau perorangan kepada depo arsip. Sungguhpun demikian, penerimaan juga mencakup aktivitas penting, seperti identifikasi sifat dan provenans rekod, analisis kondisi fisik rekod serta isi intelektualnya. Penerimaan pada semua depo arsip, meliputi lima aktivitas yang saling berkaitan: 
  1. Persiapan kerja di tempat, 
  2. Transfer fisik, legal, dan administratif, 
  3. Analisis rekod secara fisik, 
  4. Analisis isi, 
  5. Pembuatan daftar awal.

Penataan

Penataan kumpulan arsip meliputi identifikasi dan penataan berbagai bagian arsip menurut prinsip kearsipan yang berlaku. Penataan merupakan aktivitas berurutan, mula-mula arsiparis mensurvei seluruh koleksi untuk melihat apakah materi arsip ketika masih aktif disusun menurut cara tertentu atau tidak. Apabila disusun menurut cara tertentu maka arsiparis mencatat metode penataan, bilamana perlu menata ulang pada susunan yang asli, terutama untuk materi arsip yang terganggu urutannya atau salah tempat. Dalam proses penataan, arsiparis akan menemukan banyak hal tentang pembuatan materi arsip dan hubungannya dengan berbagai bagian. Hal tersebut perlu dijelaskan, karena kalau tidak keterangan semacam itu akan dilupakan orang. Pemakai atau peneliti tidak dapat diharapkan memeriksa seluruh koleksi dan dari mereka diharapkan penjelasan bagaimana dan mengapa arsip itu dibuat dan apa fungsi badan korporasi atau keluarga atau perorangan dalam memilih arsip tersebut. Informasi ini akan menjadi penting manakala arsiparis ingin memahami arsip dinamis tersebut. Oleh karena itu, deskripsi koleksi arsip sama pentingnya dengan penataannya.
  Penataan dan deskripsi harus direncanakan dengan cermat dan disesuaikan dengan tanggung jawab arsiparis. Dalam penentuan prioritas penataan dan deskripsi, arsiparis perlu mempertimbangkan jawaban atas pertanyaan:
  1. koleksi manakah yang ditata terlebih dahulu?
  2. Sampai tingkat manakah perincian yang diperlukan untuk koleksi arsip tersebut?
  3. Berapa lamakah waktu yang diperlukan untuk penataan dan deskripsi bagi masing-masing koleksi?

Deskripsi Arsip

Deskripsi adalah representasi yang tepat dari sebuah unit yang dideskripsikan beserta bagian komponennya, bilamana ada, dengan proses berupa penerimaan, penyatuan, analisis dan penataan setiapinformasi untuk membantu mengenali materi kearsipan dan menjelaskan konteks serta sistem rekod yang menghasilkan materi tersebut. Definisi ini diambil dari General International Standard Archival Description, disingkat ISAD(G).

    Bagi depo arsip, pemakai menggunakan hasil deskripsi untuk mengetahui materi arsip apa saja yang dimiliki depo arsip. Untuk membuat deskripsi ini digunakan pedoman. Guna memudahkan kerjasama internasional dalam bentuk pertukaran data, International Council of Archives mengeluarkan pedoman deskripsi dengan nama ISAD(G) yang terbagi atas 7 daerah utama, yaitu 

  1. Pernyataan identitas di mana informasi penting disebutkan guna mengenali unit yang dideskripsikan, 
  2. Konteks tempat informasi dinyatakan menyangkut asal usul dan pengawasan unit yang dideskripsikan, 
  3. Struktur dan isi di mana informasi dinyatakan menyangkut masalah subjek dan susunan unit yang dideskripsikan, 
  4. Syarat akses dan penggunaan tempat yang menyatakan informasi menyangkut ketersediaan unit yang dideskripsikan, 
  5. Material berkaitan dengan tempat memuat informasi mengenai material yang memiliki hubungan penting dengan unit yang dideskripsikan, dan 
  6. Catatan di mana informasi khusus serta informasi yang tidak dapat dimuat dalam daerah lain disebutkan dan 
  7. Kontrol deskripsi informasi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa deskripsi arsip dipersiapkan. Di samping itu, dikenal pula MARC (Machine Readable Catalogue) yang dirancang untuk pertukaran data katalog, namun belum digunakan di kalangan arsiparis. Untuk memudahkan penerapan ISAD(G) seorang arsiparis harus memahami berbagai istilah yang digunakan.
Next Post Previous Post
No Comment
Add Comment
comment url