PENGANTAR KEARSIPAN 1
Pengertian Informasi
Informasi memiliki berbagai makna tergantung pada ilmu yang membahasnya. Banyak definisi mengenai informasi yang satu sama lain bisa berbeda. Informasi didahului oleh sebuah peristiwa, peristiwa ini diwakili dalam bentuk simbol. Simbol yang disusun menurut peraturan dan konvensi yang mapan merupakan data. Data dapat berupa data numerik (angka), tekstual (berupa huruf), audio (berupa suara atau bunyi), video (berupa gambar), citra atau gabungan antara dua jenis data atau lebih. Data yang diterima oleh pancaindera manusia berubah menjadi informasi.
Bilamana informasi disebarkan ke manusia lain, maka informasi tersebut menjadi pengetahuan selama informasi tersebut merupakan hal baru bagi si penerima. Pengetahuan baru membuat manusia penerima tersebut menjadi lebih “bijak” atau lebih tahu daripada sebelumnya. Kebijakan atau ketahuan ini dapat berkembang menjadi keyakinan atau faith. Rangkaian dari peristiwa hingga ke kebijakan atau bahkan ke keyakinan merupakan kontinum informasi.
Informasi yang dibuat manusia maupun badan korporasi (perusahaan, departemen, instansi, yayasan, dan sejenisnya) dapat dikategorikan menjadi dua, yaitu informasi terekam dan informasi tak terekam dalam media tertentu. Apapun bentuknya, informasi terekam merupakan dokumen. Istilah dokumen sinonim dengan rekaman. Manusia merekam informasi karena alasan pribadi, sosial, ekonomis, hukum, instrumental, simbolis, dan demi perkembangan ilmu pengetahuan.
Dokumen yang digunakan untuk menjalankan kegiatan badan korporasi atau perorangan disebut rekod. Rekod ada yang dapat dimusnahkan dan ada yang disimpan permanen. Rekod yang disimpan permanen karena alasan administratif, historis, ilmu pengetahuan dan kepentingan umum disebut arsip. Lembaga yang menyimpan arsip dikenal sebagai depo arsip.